In de meeste gevallen wordt burn-out veroorzaakt door een combinatie van extern belastende factoren (fusies, reorganisaties, moeilijke thuissituaties), werkfactoren (werkdruk, mate van beslissingsvrijheid, controle en sociale ondersteuning) en psychologische factoren.
Extern belastende factoren
Factoren uit de directe leefsfeer kunnen de concentratie en inzet op het werk verminderen doordat ze veel aandacht vergen. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld relatieproblemen of het verlies van naasten. Maar ook kan de manier waarop de maatschappij een beroep beoordeelt of tegen de doelgroep aankijkt een last vormen. Dit geldt ook voor heersende oordelen ten aanzien van ziekteverzuim en burn-out in bepaalde sociale groepen. Verder kan de politiek het werk verzwaren door noodzakelijke financiën te onthouden.
Werkfactoren
Door chronische emotionele overbelasting op het werk wordt iemand zwaarder belast dan diegene aan kan. Deze overbelasting kan zowel kwantitatief als kwalitatief zijn. In het eerste geval wordt de hoeveelheid werkzaamheden als te veel ervaren waarbij diegene het gevoel heeft het werk niet binnen de daarvoor beschikbare tijd te kunnen uitvoeren. Bij kwalitatieve overlading gaat het om het werkniveau, dat te hoog wordt ervaren, waarbij iemand het gevoel heeft de taken wegens gebrek aan de benodigde vaardigheden niet efficiënt te kunnen vervullen.
Werkfactoren die aan het ontstaan van een burn-out kunnen bijdragen zijn:
- Onvoldoende waardering/erkenning/positieve feedback voor de geleverde prestatie
- Te weinig invloed op het werk hebben
- Onzekerheid over het werkresultaat
- Onduidelijke besluitvorming
- Onvoldoende financieel ondersteunende middelen
- Onvoldoende ontwikkelingsmogelijkheden
- Gebrek aan leiding of een rigide leiding
- Tijdsdruk
- Weinig sociale steun zoals ondersteuning van collega’s
- Teamconflicten
- Te hoge verwachtingen van het werk hebben
- Bestaan van onduidelijkheid over de manier waarop de functie vervuld moet worden
- Tegenstrijdige verwachtingen over de functievervulling tussen de werknemer en collega’s wat tot rolconflicten kan leiden
Er wordt ook wel gesproken van ‘burn-out gevoelige’ beroepen waarmee vooral de gezondheidszorg (huisartsen en tandartsen), horeca, managers en het onderwijs bedoeld worden. In dit werk krijgt men namelijk constant direct en intensief met andere mensen en bijkomende problemen te maken. De omstandigheden kunnen daarbij soms emotioneel beladen zijn. De mate van stress hangt hierbij samen met het gedrag van cliënten of collega’s die in dergelijke omstandigheden een agressieve, passieve, afhankelijke of defensieve houding kunnen aannemen. Of burn-out ook daadwerkelijk vaker voorkomt binnen deze beroepsgroepen is onbekend vanwege het ontbreken van onderzoeksgegevens. Dit kan te maken hebben met het feit dat vakbonden veel aandacht schenken aan werkstress en burn-out.
Psychologische factoren
Een combinatie van chronisch teveel inspannen, een tekort aan herstel en weinig plezier aan het werk beleven lijken belangrijke risicofactoren om opgebrand te raken. Hard werken en daardoor kwetsbaarder worden voor een burn-out kan worden ingegeven door bepaalde persoonlijkheidstrekken en gedragspatronen zoals:
- overdreven plichtsgetrouwheid
- laag zelfbeeld
- behoefte aan controle
- slecht kunnen delegeren
- slecht gevoelens kunnen uiten
- slecht in staat zijn hulp of steun te vragen
- hoge verwachtingen hebben en hoge eisen stellen
- pessimisme
- sterk verantwoordelijkheidsgevoel
- slechte probleemoplossingsvaardigheid
- meer doen dan gevraagd wordt
- sterke betrokkenheid bij mensen of een organisatie
- grenzen slecht bewaken
- altruïsme
- veeleisendheid
- werkverslaving
- hoge mate van inzet
- loyaliteit
- perfectionisme
- moeite hebben met nee zeggen
- behoefte zich te bewijzen
- gemotiveerdheid
- idealistisch of ambitieus zijn
- behoefte aan waardering hebben
- een verleden met onverwerkte (traumatische) ervaringen
Binnen de verschillende beroepsgroepen kunnen ook bepaalde situaties voorkomen die vaak inherent aan het beroep zijn maar stress kunnen veroorzaken. Zo kunnen managers te weinig autonomie en erkenning ervaren. Politie, militairen en brandweerlieden begeven zich dikwijls op gevaarlijk werkterrein waarbij het in sommige gevallen aan steun ontbreekt van het systeem of publiek. In de dienstverlenende beroepen komt het soms voor dat zieken, hulpbehoevenden of onaangepasten niet geholpen kunnen worden. Een administratieve functie kan vanwege administratieve traagheid en te veel papierwerk erg druk zijn. Onder zakenmensen komt onderlinge competitie voor en dienen soms onder tijdsdruk en op basis van gebrekkige informatie belangrijke beslissingen genomen te worden.
Ook biochemische factoren als verstoringen in de werking van neurotransmitters in de hersenen kunnen van invloed zijn op het ontstaan van burn-out.
Biografische kenmerken
Wat de leeftijd van werknemers betreft valt het op dat meer oudere dan jongere werknemers opgebrand zijn wat waarschijnlijk te wijten is aan het feit dat deze groep in het verleden een arbeidsongeschiktheidsuitkering ontving waarmee de werkgever tevens de periode tot de VUT kon overbruggen. Daarnaast ontwikkelen alleenstaanden, gezinnen zonder kinderen, hogeropgeleiden en vrouwen eerder een burn-out. Vrouwen raken wellicht eerder opgebrand dan mannen vanwege het feit dat zij vaker dan mannen een baan in de zorg of het onderwijs hebben. Daarnaast kunnen werkende vrouwen zich schuldig voelen over of bang zijn voor conflicten tussen de huiselijke verplichtingen en hun werk.